Datenschutzerklärung für Trackleads.io

Einleitung

Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und die Transparenz in Bezug auf deren Verarbeitung. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Daten erheben, verarbeiten und schützen, sowie welche Rechte Ihnen im Hinblick auf Ihre Daten zustehen. Sie ist speziell auf die Plattform Trackleads.io zugeschnitten, da diese als Schnittstelle zwischen CRM-Systemen und Werbeplattformen wie Meta Ads, Google Ads und TikTok Ads agiert und dabei personenbezogene Daten verarbeitet.

1. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Software sowie unserer Inhalte und Dienstleistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur mit der Einwilligung der betroffenen Person, außer in den Fällen, in denen eine vorherige Einholung der Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb unserer Plattform sowie über Ihre Rechte.

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben.

Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Mindless Era GmbH
Im Blumengarten 38
54346 Mehring, Deutschland
E-Mail: info@trackleads.io
Amtsgerichts Wittlich
HRB 46967

3. Erhobene Daten

3.1 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Daten von Leads – Zweck: Nachverfolgung und Analyse der Lead-Historie – Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Daten aus Werbeplattformen – Zweck: Optimierung von Werbeanzeigen – Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• CRM-Daten – Zweck: Verwaltung und Visualisierung der Leads – Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Plattformnutzungsdaten – Zweck: Darstellung von Cashflows und Statistiken – Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Technische Daten – Zweck: Gewährleistung der Sicherheit und Funktionalität – Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Manager-Funktion – Zweck: Ermöglichung von Kundenkontenverwaltung – Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

3.2 Datenkategorien

• Daten von Leads: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, UTM-Parameter (zur Nachverfolgung der Herkunft des Leads).
• Daten aus Werbeplattformen: Details zu Werbeanzeigen (z. B. Meta Ads, Google Ads, TikTok Ads), Kosten der Werbeanzeigen, Zuordnung von Leads zu spezifischen Anzeigen mittels UTM-Parameter.
• CRM-Daten: Informationen zum Status der Leads (z. B. unqualifiziert, Folgetermin, abgeschlossener Deal), weitere CRM-Daten, die für die Analyse und Auswertung relevant sind.
• Plattformnutzung: Monatlich hinzugefügte Kosten, Umsätze und Cashflow-Daten.
• Manager-Funktion: Daten zu Manager-Accounts, die von Kunden hinzugefügt werden.
• Technische Daten: IP-Adressen, Browserinformationen und Betriebssystem (zur Gewährleistung der Sicherheit und Funktionalität).

3.3 Datenquellen

• Manuelle Eingaben durch unsere Kunden.
• Automatische Synchronisation mit CRM-Systemen (z. B. Close.com oder Hubspot.com).
• APIs von Werbeplattformen (Meta, Google, TikTok).
• Integration über Drittanbietertools wie Make.com und Zapier.

3.4 Speicherung und Verarbeitung von Leads

Wir speichern auf unserer Plattform die Leads unserer Kunden. Diese Daten werden durch Tools wie Zapier oder Make.com an uns übermittelt, die direkt an die CRM-Systeme unserer Kunden angebunden sind. Sobald ein neuer Lead im CRM-System gespeichert wird, werden die zugehörigen Daten einschließlich der UTM-Parameter automatisch an Trackleads weitergeleitet.

Zu den unterstützten CRM-Systemen zählen unter anderem Hubspot und Close.com. Für analytische Zwecke speichern wir den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse des Leads. Dies ermöglicht es uns, die Herkunft der Leads sowie deren Historie umfassend darzustellen.

3.5 Weitergabe von CRM-Daten

Sobald im CRM-System Änderungen am Lead-Status vorgenommen werden, etwa bei der Qualifikation oder beim Abschluss eines Deals, werden diese Informationen ebenfalls automatisch an Trackleads übermittelt. Im Fall eines erfolgreichen Kaufs speichern wir den generierten Umsatz des jeweiligen Leads. Diese Informationen dienen der Umsatzanalyse und der Verbesserung der Werbestrategien unserer Kunden.

3.6 Integration von Werbeplattformen

Trackleads ermöglicht die Integration von Werbeplattformen wie Facebook über eine speziell entwickelte API. Kunden können ihre Werbekonten mit Trackleads verbinden, wodurch relevante Daten wie Kampagnennamen und -IDs, Adset-Namen und -IDs sowie Anzeigen-Namen und -IDs importiert werden.

Zusätzlich erhalten wir Informationen zum Status der Anzeigen (z. B. aktiv oder deaktiviert) sowie zum ausgegebenen Budget. Diese Daten werden genutzt, um die Herkunft von Leads präzise zu bestimmen und die Effizienz der Werbemaßnahmen zu bewerten.

Durch die Verknüpfung der Lead-Daten aus dem CRM-System mit den UTM-Parametern der Anzeigen-ID können Conversions exakt zugeordnet werden. Auf diese Weise lässt sich der Umsatz, der einer spezifischen Kampagne oder Anzeige zugeordnet ist, eindeutig bestimmen.

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der Schnittstelle zwischen CRM-Systemen und Werbeplattformen.
• Visualisierung von Marketing- und Vertriebsdaten zur Optimierung von Werbeanzeigen.
• Darstellung von Cashflow-Analysen zur Verbesserung der betriebswirtschaftlichen Steuerung.
• Ermöglichung von Manager-Accounts zur effizienten Betreuung mehrerer Kunden.
• Sicherstellung der Funktionalität und Weiterentwicklung unserer Software.
• Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen und Sicherheitsanforderungen.

5. Verarbeitung und Weitergabe von Daten

Die folgenden Daten werden verarbeitet: Name, E-Mail-Adresse, UTM-Parameter, IP-Adresse und Browserdaten des Leads. Diese Daten werden an die folgenden Drittanbieter weitergegeben:

• Make.com und Zapier: Zur automatisierten Synchronisation zwischen CRM-Systemen und Werbeplattformen.
• Close: Zur Speicherung und Verwaltung von CRM-Daten.
• Trackleads.io: Zur Visualisierung und Analyse der Daten.

Details zur Datenweitergabe:

Alle Drittanbieter handeln als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Es wurden entsprechende Verträge abgeschlossen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nur gemäß unseren Weisungen verarbeitet werden.

6. Datenzugriff

Der Zugriff auf die gespeicherten Lead-Daten ist streng geregelt. Nur autorisierte Personen dürfen auf die Daten zugreifen, und dies ausschließlich im Auftrag, zur Überprüfung oder nach ausdrücklicher Zustimmung des jeweiligen Kunden.

Alle Zugriffe auf die Daten werden protokolliert, um Missbrauch zu verhindern und den Datenschutz sicherzustellen. Die Zugriffsbeschränkungen gelten sowohl für interne Mitarbeiter als auch für externe Dienstleister, die im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO tätig sind.

Regelmäßige Überprüfungen und Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten.

7. Integration von Drittanbieter-Diensten

Unsere Plattform nutzt Dienste von Drittanbietern, um die Funktionalität und Automatisierung zu gewährleisten. Dazu zählen unter anderem:

• Make.com und Zapier: Zur Synchronisation zwischen CRM-Systemen und Werbeplattformen.
• Bubble.io: Als Plattform-Hosting-Dienst mit Sitz in den USA.
• Facebook API: Zur Integration und Nachverfolgung von Werbedaten (z. B. Kampagnennamen, Budget und Status).

Wir haben mit allen Drittanbietern entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen.

8. Nutzung der Facebook API

1. Zweck der Datenverarbeitung

Wir nutzen die Facebook API, um Daten zu Werbekampagnen, Adsets und Anzeigen zu synchronisieren. Dies umfasst insbesondere Kampagnennamen, IDs, Adset-Namen und -IDs, Anzeigennamen und -IDs sowie das Budget einzelner Kampagnen. Diese Daten werden verwendet, um Werbeperformance zu analysieren, die Effizienz der Kampagnen zu steigern und eine optimierte Verwaltung Ihrer Werbeaktivitäten zu gewährleisten.

2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) oder, sofern erforderlich, auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Datenkategorien

• Kampagnennamen und -IDs
• Adset-Namen und -IDs
• Anzeigenamen und -IDs
• Budgetinformationen zu Kampagnen

4. Speicherung und Verarbeitung der Daten

Die synchronisierten Daten werden ausschließlich auf unseren sicheren Servern verarbeitet und gespeichert. Wir ergreifen alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der Daten gemäß Art. 32 DSGVO zu gewährleisten.

5. Weitergabe von Daten

Es erfolgt keine Weitergabe der durch die Facebook API abgerufenen Daten an Dritte, es sei denn, dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.

6. Datenlöschung

Die über die Facebook API synchronisierten Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt oder Sie eine entsprechende Löschanforderung stellen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Ihre Rechte

Ihnen stehen jederzeit folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung der Daten (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

9. Sicherheit und Schutz Ihrer Daten

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten:

• SSL-/TLS-Verschlüsselung: Schützt die Übertragung Ihrer Daten im Internet.
• Zugriffskontrollen: Nur berechtigte Personen können auf die Daten zugreifen.
• Protokollierung: Alle Aktivitäten werden überwacht, um unbefugte Zugriffe zu verhindern.

Bei Datenschutzverletzungen informieren wir betroffene Personen und die zuständigen Behörden unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 72 Stunden.

10. Speicherfristen und Löschung der Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke notwendig ist. Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden die Daten gelöscht, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen.

Typische Speicherfristen für Datenkategorien:

• CRM- und Lead-Daten: Bis zur Beendigung des Vertrags oder auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden, soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Abrechnungsdaten: Gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. § 147 AO), in der Regel 10 Jahre.
• Protokolldaten: Zur Sicherstellung der Plattform-Sicherheit für maximal 6 Monate, danach Löschung oder Anonymisierung (sofern nicht Teil eines aktiven Sicherheitsfalls).
• Daten zu Werbeanzeigen und UTM-Parametern: Bis zur Beendigung des Vertrags oder auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden.
• Daten aus Manager-Accounts: Bis zur Deaktivierung des Manager-Accounts oder auf Anfrage des jeweiligen Kunden.

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Maßnahmen zur Anonymisierung:

• Pseudonymisierung: Entfernen oder Ersetzen von Identifikatoren, sodass eine Rückverfolgung zu einer Person ohne zusätzliche Informationen nicht mehr möglich ist.
• Datenaggregation: Zusammenfassen von Datenpunkten zu statistischen Zwecken, wodurch individuelle Details unkenntlich gemacht werden.
• Löschung sensibler Felder: Entfernen personenbezogener Daten wie Namen und E-Mails, während allgemeine Daten für Analysen erhalten bleiben.

Nach Ablauf der jeweiligen Speicherfrist werden personenbezogene Daten entweder vollständig gelöscht oder anonymisiert, sodass eine Zuordnung zur Person nicht mehr möglich ist.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, und detaillierte Informationen dazu anfordern.
  So machen Sie Ihr Recht geltend: Kontaktieren Sie uns per E-Mail an info@trackleads.io.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
  So machen Sie Ihr Recht geltend: Schreiben Sie uns eine E-Mail mit den zu korrigierenden Angaben.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Pflichten dem entgegenstehen.
  So machen Sie Ihr Recht geltend: Senden Sie uns Ihre Anfrage per E-Mail oder Post.
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
  So machen Sie Ihr Recht geltend: Kontaktieren Sie uns schriftlich, um die Einschränkung zu beantragen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder diese direkt an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.
  So machen Sie Ihr Recht geltend: Teilen Sie uns schriftlich mit, an wen die Daten übertragen werden sollen.
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, insbesondere wenn diese auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgt.
  So machen Sie Ihr Recht geltend: Senden Sie uns eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch.
• Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf gilt nicht rückwirkend.
  So machen Sie Ihr Recht geltend: Informieren Sie uns per E-Mail oder Brief über Ihren Widerruf.

Sie können Ihre Daten einsehen, indem Sie uns per E-Mail kontaktieren. Wir stellen Ihnen innerhalb von 30 Tagen eine Übersicht Ihrer gespeicherten Daten zur Verfügung.

12. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu aktualisieren. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie auf unserer Webseite.

13. Kontakt

Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:
Mindless Era GmbH
Im Blumengarten 38
54346 Mehring, Deutschland
E-Mail: info@trackleads.io